Bienvenue sur SHERPA
SHERPA est un outil qui permet de créer des profils d'archivage conformes au standard d'échange de données pour l’archivage (SEDA) en mode collaboratif. Ce service vous est proposé par le Service Interministériel des Archives de France.
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Qu'est ce qu'un profil ?
Le bordereau de versement matérialise le transfert de responsabilité entre le service versant et le service d’archives. Il contient des informations sur le service producteur et/ou versant, le service d’archives et une description sommaire des archives qui constituent le versement. C’est donc un document indispensable.
Le Système d’archivage électronique (SAE) va, entre autres contrôles, évaluer la conformité du bordereau à l'aide d'un profil d’archivage qui, pour un flux de versement donné, indique la structure et les informations attendues.
SHERPA propose une interface simple et ergonomique pour rédiger des profils d’archivage et les exporter dans un format utilisable par le SAE. Il permet également d’obtenir une documentation du profil, lisible par un humain.
Le SEDA
Le Standard d’Échange de Données pour l’Archivage permet de modéliser les transactions d’un processus d’archivage (transfert, communication…) entre différents acteurs (service producteur, service d’archives…). Il précise les messages échangés ainsi que les métadonnées à utiliser pour décrire, gérer et pérenniser l’information. La dernière version du standard (2.0 conforme à la norme MEDONA) a été publiée en décembre 2015.
Il reprend les concepts métier tels que l’usage des bordereaux (versement, élimination), l’application du contrôle scientifique et technique (transaction de demande d’autorisation), la définition des acteurs ou l’apposition de règles de gestion (sorts finaux et communicabilité).
Des agents (personnes ou collectivités) sont associés afin de décrire les archives échangées ou de spécifier des informations de gestion les concernant. SHERPA propose de gérer un seul référentiel « Agents » dont les notices peuvent être utilisées dans tous les profils d’archivage rédigés dans l’application. Le rédacteur peut ainsi alimenter et maintenir une seule liste de référence pour l’ensemble de son corpus de profils.
Des termes d'indexations et des listes de valeurs contrôlées sont utilisées pour échanger les métadonnées techniques (format, encodage…), descriptives (niveaux de description, langues…) et de gestion (sorts finaux, les délais de communicabilité…). SHERPA fournit un référentiel « Vocabulaires » dont les références et les valeurs peuvent être utilisées dans l’ensemble des profils rédigés dans l’application.
Quelques clés du SHERPA
Profil complet & profil simplifié
Le profil complet propose l’exhaustivité des métadonnées du SEDA 2.0 mais ne permet pas d’exporter le profil créé dans les anciennes versions du SEDA (0.2 et 1.0). Un profil simplifié propose un ensemble restreint de métadonnées, mais facilite ainsi la prise en main du standard et permet d’exporter des profils dans toutes les versions du Standard (0.2, 1.0 et 2.0).
Travail modulaire
Il est possible de décrire des unités d'archives qui seront ensuite importables dans vos profils.
Travail en référentiel
Le SEDA 2 s'appuie sur des référentiels externes qu’il convient donc de définir à l’extérieur du profil. SHERPA met en œuvre ce principe en proposant des zones permettant d’alimenter et de mettre à jour les agents et les vocabulaires.
Travail collaboratif
Les modules référentiels d’Agents et de Vocabulaires sont communs à toute la communauté d’utilisateurs de SHERPA. Un système d’habilitation permet à tous les utilisateurs de consulter le travail des autres utilisateurs. Le rédacteur d’un profil peut le modifier à tout moment et peut étendre les droits de modifications à d’autres utilisateurs s’il le souhaite.