Sherpa un générateur de profils
Du bordereau de versement ...
Le bordereau de versement est le document qui accompagne toute entrée d’archives publiques dans un service d’archives. Le bordereau contient des informations sur le service producteur et/ou versant, le service d’archives et une description sommaire des archives qui constituent le versement. Le bordereau matérialise le transfert de responsabilité entre le service versant et le service d’archives. C’est donc un document indispensable.
Dans le monde numérique, le bordereau de versement peut être dématérialisé, mais il continue d’avoir la même utilité et doit comporter les mêmes informations qu’un bordereau papier. C’est pourquoi le Standard d’échange de données pour l’archivage propose une modélisation des informations qui constituent le bordereau de versement.
… au profil d’archivage
Toute entrée de documents dans un service d’archives fait l’objet d’une série de contrôles destinés à vérifier la conformité de cette entrée aux attentes du service en matière sanitaire, de conditionnement, etc. Le contrôle du bordereau de versement en fait partie.
Dans le monde numérique, le Système d’archivage électronique (SAE) va lui aussi effectuer une série de contrôles, pour la plupart automatisés et pré-paramétrés (format, taille des fichiers, etc.). Il va également réaliser un contrôle du bordereau de versement. Pour évaluer la conformité du bordereau, le SAE doit savoir précisément ce qui est attendu dans ce bordereau et donc disposer d’une matrice de bordereau appelée profil d’archivage. Le profil est, pour un flux donné, la matrice de référence à partir de laquelle le SAE va pouvoir contrôler la conformité des bordereaux de versement de ce flux.
Exemple
| Profil | Bordereau | Vérification |
|---|---|---|
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J’attends un nom de service versant de façon obligatoire |
Le service versant de mon versement est « Direction XXX » |
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J’attends 35 fichiers dans le versement |
Mon versement contient 40 fichiers |
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J’attends au niveau Dossier le terme d’indexation YYY |
Mon versement contient au niveau Dossier le terme d’indexation YYY |
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Un générateur de profils
Les bordereaux de versement conformes au standard d’échange de données pour l’archivage sont des fichiers de format XML. Les profils d’archivage utilisent pour leur part des langages comme XSD ou RelaxNG qui permettent de définir la structure et le type de contenu d’un document XML.
SHERPA propose une interface simple et ergonomique pour rédiger des profils d’archivage et les exporter en RelaxNG. SHERPA permet également d’exporter une documentation associée au profil, lisible par un humain.