Pour commencer
Formulaire complet & formulaire simplifié
SHERPA est basé sur la version 2.0 du Standard d’échange de données pour l’archivage.
Formulaire complet
Le formulaire complet propose l’exhaustivité des métadonnées du SEDA 2.0 mais ne permet pas d’exporter le profil créé dans les anciennes versions du SEDA, moins riches en métadonnées.
Formulaire simplifié
Une version simplifiée de l’outil a également été développée afin d’une part de faciliter sa prise en main et d’autre part d’exporter des profils simples dans toutes les versions du Standard (0.2, 1.0 et 2.0). Ces profils simples sont nécessairement moins riches en métadonnées que les profils complets conformes au SEDA 2.0.
Travail modulaire
Sherpa repose sur une approche modulaire. Il est donc possible de décrire des unités d'archives à n'importe quel niveau et de les agencer ensuite pour créer un ou plusieurs profils.
Travail en référentiel
Comme indiqué ci-dessus, le SEDA 2.0 fonctionne, pour un certain nombre de valeurs, avec des référentiels externes qu’il convient donc de définir à l’extérieur du profil. SHERPA met en œuvre ce principe en proposant des zones permettant d’alimenter et de mettre à jour les agents et les vocabulaires utilisés dans les échanges. Le rédacteur peut gérer des listes de valeurs contrôlées référencées dans les bordereaux de transfert ainsi que des notices d’agents employées pour identifier les acteurs. Ces deux types de ressources centralisées peuvent être utilisés dans l’ensemble du corpus de profils.
Travail collaboratif
SHERPA est une application web et est proposé en tant que service hébergé par le Service interministériel des Archives de France. Les modules référentiels d’Agents et de Vocabulaires sont communs à toute la communauté d’utilisateurs, de même que le corpus de profils et d'unités d'archives. Un système d’habilitation simplifié permet à tous les utilisateurs connectés de consulter le travail des autres utilisateurs. Le rédacteur d’un profil peut le modifier à tout moment et peut étendre les droits de modifications à d’autres utilisateurs s’il le souhaite. L’ensemble des contenus est accessible en lecture à la communauté d’utilisateurs de SHERPA. Un utilisateur peut via la page gestion des permissions, donner des droits d’écriture sur les profils et les notices d’autorité qu’il a créés à un autre utilisateur. Sans avoir les droits d’écriture, il est néanmoins possible de copier un profil existant afin de le modifier.